Optimierung

Bevor ich ins Detail gehe, hier ein paar Themenschwerpunkte:

• Aufnahme von Informationen
• Datenverwaltung
• Sicherung und Verfügbarkeit von Daten
• Vereinfachung von Prozessen

Man optimiert heute im Normalfall um Zeit und Kosten zu sparen, um die Effizienz zu erhöhen, den Profit zu steigern oder aber auch um sich manches zu erleichtern. Hierzu gibt es verschiedene Ansätze. Ordnung ist das halbe Leben, sagt man. Und genau da kommen wir in einen Bereich der mir sehr am Herzen liegt:
Verarbeitung und Ordnung von Informationen:

Was früher die Archivare mit akribischer Sorgfalt an Ordnung geschaffen haben, das bleibt heutzutage den allermeisten Menschen selber überlassen. Jeder wird mit Informationen überschüttet. Und da beginnt der erste Ordnungsprozess. Was brauche ich wirklich an Informationen um mein privates UND mein Geschäftsleben erfolgreich gestalten zu können? Hier ist bereits die Selektion nach Wichtigkeit und nach Notwendigkeit unabdingbar. Was lasse ich an Informationen zu, Informationen die dann nicht nur kurz durch unseren Kopf ziehen sondern uns mitunter recht gefangen nehmen.
Wenn man sich dann dazu entschlossen hat, diese und jene Information aufzunehmen, kommt es darauf an, wie verarbeitet man was mit welcher Intensivität und wie lange. Vieles muss man nicht unbedingt archivieren, da ist es besser nach dem Verarbeiten loszulassen. Man sieht, Optimierungsmöglichkeiten fangen bereits recht früh an.

Der Zeitfaktor als solches gewinnt von Jahr zu Jahr mehr an Bedeutung. Zeit ist Geld, dieser Spruch ist nicht abgedroschen, im Gegenteil. Nach der Gesundheit ist die Zeit das zweithöchste Gut der Menschheit, und was fangen wir damit an?
Einen großen Teil der Zeit verbringt man in schlafendem Zustand – was bekanntlich zum Krafttanken und Reserven auffüllen ja notwendig ist. Dann kommt die Arbeit, welche einen großen Teil unserer Zeit ausmacht. Frißt sie uns auf? Auch „Arbeiten um zu leben oder Leben um zu Arbeiten“ ist weitläufig bekannt und überhaupt nicht abgedroschen. In unseren Breitengraden muss man sich das wirklich manchmal fragen. Deshalb möchte ich auch überhaupt nicht auf Optimierungsmöglichkeiten im Freizeitbereich eingehen, das muss und kann jeder für sich selber entscheiden. Vielmehr ist mir die Optimierung des Zeitfaktors im Geschäftsleben wichtig.

Wieviel Zeit verbringt man mit Vorbereitungen für die eigentliche Arbeit, nur weil der Informationsfluß auf manchen Ebenen nicht stimmt, nur weil Material nicht zur Verfügung steht oder falsche Planungsgrundlagen vorliegen? Stundenlange Besprechungen tragen, wenn sich nicht jeder Teilnehmer bereits im Vorfeld entsprechend vorbereitet hat, nicht zu einer Optimierung im zeitlichen Bereich bei.

Natürlich gibt es viele Ansatzpunkte zur Verbesserung, doch wieviele Ratschläge werden bereits nach kurzer Zeit verworfen oder nicht Ernst genommen?

Emails, Segen und Fluch. Natürlich ist es notwendig manche Informationen über diesen Kanal zu verbreiten. Doch wenn man innerhalb eines Projektes steht und ständig Emails bekommt, weil man in einem Verteiler auftaucht, der Personen beinhaltet, die nur äußerst am Rande mit der eigentlichen Thematik zu tun haben, dann muss man sich fragen, ob es wirklich Sinn macht, sich den Inhalt dieser Emails zu Gemüte zu führen. Auch hier beginnt eine Vorselektion.

Optimierung von Zeit beginnt bereits in den Randbereichen der eigentlichen Arbeit. Wieviele haben sich schon bei mir beklagt, daß bestimmte Daten nicht mehr auffindbar sind. Bei der Vielfalt von Dateien, die sich im Laufe der Zeit auf einem PC ansammeln, ist eine gewisse Grundstruktur schlicht und ergreifend notwendig, um nicht irgendwann den Überblick zu verlieren. Hier kann STYLUS ins Spiel kommen. Im Laufe der Zeit haben wir uns eine Struktur erarbeitet, die dafür sorgt – sofern sie entsprechend eingehalten und gepflegt wird – daß man alles Notwendige wieder findet. Dazu gehört auch regelmäßiges Ausmisten und ein gutes Backupsystem über den wichtigen Datenbestand. Nichts ist schlimmer, wenn man feststellt, daß private oder auch geschäftlich sensible Daten plötzliche spurlos verschwunden sind und kein Backup existiert. Diese Erfahrung macht man nur einmal, im Normalfall lernt man daraus. Für kostenlose und effektive Backuplösungen kann STYLUS gerne Beratungsleistungen liefern.

In vielen Jahren Beschäftigung in großen Unternehmen lernt man nicht nur Stärken sondern auch viele Schwächen kennen. Diese Erfahrungen möchte ich gerne für Sie und für mich gewinnbringend weitergeben, ohne Geschäftsinternas zu verbreiten, das ist natürlich tabu. Ein Schlagwort sind „Geschäfts-“ oder auch „Kernprozesse“. Wieviele Zertifizierungen werden heutzutage durchgeführt, um die Qualität der eigenen Prozesse nicht nur sicherzustellen sondern erst mal auf den Prüfstand zu holen. Und wie oft „mogelt“ man sich durch? Ich denke, es sollte für jeden Mitarbeiter von großem Interesse sein, warum, für was und wie man arbeitet. Gerade bei großen Unternehmen findet man immer wieder Bereiche, wo Verfahrensanweisungen, normgerechte Prozessbeschreibungen nicht wirklich in Einklang stehen mit der tatsächlichen Arbeit der Mitarbeiter. Das zeichnet sich oftmals an den Ergebnissen ab. Beim Thema Kernprozesse und die Art darüber zu kommunizieren, die Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren und auch zu motivieren, liegt sehr viel Potential zu Verbesserung und Optimierung.

Da STYLUS seit vielen Jahren im IT-Umfeld tätig ist, bietet es sich geradezu an, einmal die IT-Prozesse zu beleuchten und gegebenenfalls zu überarbeiten. Welche Komunikationswege werden gegangen, um Entscheidungen herbeizuführen? Wie funktionieren im Rahmen eines Projektes die Absprachen zwischen Anforderer und Erbringer von Leistungen? Führen Spezifikation, Lastenheft und verbindliche Service-Level-Agreements zum gewünschten Ergebnis, nur um mal ein paar Stichworte zu liefern.

Letzten Endes führen Optimierungen von Kosten und Zeit – ohne dabei die Qualität negativ zu beeinflussen – zu den größten, positiven Ergebnisverbesserungen, allerdings muss dabei die gesamte, betroffene Peripherie ebenfalls in Augenschein genommen und bewertet werden.

STYLUS bietet transparente Optimierungswege an, Wege, die nicht unbedingt plötzlich die Millionen aufs Konto schaufeln, aber Wege, die folgende Ziele haben:

• Mitarbeiter, die sich mehr mit Firma und Produkt identifizieren
• Mitarbeiter, die motiviert in einem angemessenen Umfeld ihrer Arbeit nachgehen
• Eine Vereinfachung von Abläufen und Prozessen, die schneller zum gewünschten Ergebnis führen
• Daß das Wort „Beschäftigungssicherung“ nicht nur ein Wunschtraum bleibt
• Chefs, die voll und ganz hinter ihrer Mannschaft stehen mit dem gleichzeitigen Bewußtsein:
  hier arbeitet ein Team nicht nur für das JETZT sondern für die ZUKUNFT!